Najważniejsza i kluczowa sprawa – zachowaj zimną krew 😉 i oddychaj głęboko. Może się to wydawać trywialne, ale to jeden z fundamentów prowadzenia jakiegokolwiek procesu grupowego (niezależnie od tego czy jest to krótkie spotkanie, warsztat, czy dłuższy proces). Jeśli stracisz panowanie nad sobą, to zespół będzie postrzegał Cię jako osobę nie profesjonalną i będzie bardzo ciężko odbudować swój autorytet. Chociaż to czasem może być trudne, to warto po prostu nie traktować uwag i komentarzy osobiście. Nawet jeśli są skierowane wprost do Ciebie. Opanowanie i pewność siebie w takich sytuacjach sprawi, że zyskasz na sali wielu sprzymierzeńców i praca w grupie będzie bardziej efektywna..
Na początku ustal zasady.
W pracy trenera bardzo często się mówi o ustaleniu z grupą kontraktu. Chociaż może Ci się wydawać, że szkoda na to czasu, to jednak warto poświęcić chwilę na samym początku spotkania. Czasem wydaje się to nienaturalne, ale… to działa! W każdym momencie warsztatu możesz wrócić do zasad spisanych na flipcharcie/tablicy i się do nich odwołać.
Jak to zrobić? Opowiedz krótko na początku na czym będzie polegało spotkanie/warsztat i jakie są jego cele, a następnie zaproponuj, żebyście wspólnie ustalili zasady współpracy. Możesz zacząć podając 1 lub 2 przykłady zasad (np. nie przekrzykujemy się, okazujemy sobie szacunek, jesteśmy zaangażowani w pracę, nie używamy laptopów, zachowujemy dobry humor itp., itd.). Reszta grupy na pewno złapie o co chodzi i poda kolejne. Czasem mogą się pojawić jakieś szalone pomysły, w takiej sytuacji zapytaj grupę, czy również się z tym zgadzają, żeby taka zasada obowiązywała. Na koniec dołóż jeszcze jakąś zasadę od siebie, jeśli do tej pory nie padła, a jest dla Ciebie bardzo istotna. Dobra robota! Pierwsze zadanie grupowe zrobione.
Jak poradzić sobie z osobą konfliktową?
Osoba “konfliktowa” w tym tekście jest rozumiana jako np. kwestionująca proponowane ćwiczenia, kierująca bezpośrednie niemiłe uwagi do prowadzącego lub innych członków grupy. Raczej nie sprawdzi się ignorowanie takiej osoby ;). Warto okazać jej zainteresowanie (np. dopytując o szczegóły dot. sytuacji problemowej) i rozwiewać wątpliwości. Możesz też poprosić o opinię pozostałych członków zespołu, czy też widzą to w taki sposób – jest duża szansa, że grupa załagodzi sytuację. Przyda się tutaj duża doza uważności, bo jeśli czujesz, że więcej osób popiera osobę “konfliktową”, to nie zawsze warto angażować pozostałych. Najpierw odwołaj się do kontraktu i celów spotkania.
Jak poradzić sobie z osobą stale przerywającą pytaniami?
Jeśli masz na spotkaniu osobę przerywającą Twoją wypowiedź pytaniem, najpierw pozwól jej się wypowiedzieć i zadać pytanie. Następnie zapytaj, czy najpierw możesz skończyć swoją wypowiedź, a dopiero później odpowiedzieć na zadane wcześniej pytanie. Jeżeli sytuacja się powtarza, możesz zapytać pozostałe osoby z grupy czy również potrzebują podobnej informacji. Jeśli okaże się, że to odosobniony przypadek, to zaproponuj rozmowę z pytającym w przerwie kawowej. Innym sposobem jest również zastrzeżenie, że w tym momencie zapisujesz pytanie, ale żeby nie zaburzać pracy, którą musicie wykonać, odpowiesz na nie na koniec spotkania.
Jeżeli są to pytania krytyczne, to staraj się je powtórzyć parafrazując, to pozwoli z nich zdjąć nieco emocji. Możesz również dowartościować pytającego mówiąc: “to bardzo ciekawy punkt widzenia, choć odmienny od mojego…” i powtarzaj własne zdanie na dany temat. W takich sytuacjach w pracy trenera stosujemy również technikę “tak, jednocześnie” np. “rozumiem Twoje stanowisko… wydaje mi się jednak, że warto byłoby omówić jeszcze…”, “Podzielam Twoje zdanie… jednocześnie rozważyłbym fakt, że…”
Jak poradzić sobie z brakiem zaangażowania?
Często prowadząc spotkania na pewno spotkasz z sytuacją, że ktoś nie chce w nim uczestniczyć z różnych powodów (szef zmusił go do udziału, ma inne palące problemy w pracy, nie widzi sensowności w ustalonym celu spotkania). Możesz zminimalizować takie ryzyko, dobrze przygotowując grupę. Zatem bardzo ważny jest początek spotkania – musisz przedstawić jego cele i dobrze wytłumaczyć ich sens (czasem istotne może być też to, co wydarzy się przed warsztatem – zadbaj o odpowiednią treść zaproszenia na spotkanie warsztatowe; zastanów się też dobrze, kogo warto/należy zaprosić na warsztat z danej tematyki). Staraj się również od początku angażować grupę do jakiejś wspólnej pracy np. przy ustalaniu kontraktu lub proponując jakąś małą rozgrzewkę lub icebreakera. Identyfikuj szybko mniej zaangażowane osoby i kieruj do nich pytania związane z tym co aktualnie się dzieje na warsztacie, żeby w pewien sposób wymusić to zaangażowanie (ważne, żeby pytania nie były zbyt trudne!). Jeśli natomiast to zaangażowanie spada w trakcie pracy, to może być po prostu efekt zmęczenia – zrób przerwę lub zaproponuj jakiegoś energizera.
Jak poradzić sobie z brakiem zaangażowania?
Często prowadząc spotkania na pewno spotkasz z sytuacją, że ktoś nie chce w nim uczestniczyć z różnych powodów (szef zmusił go do udziału, ma inne palące problemy w pracy, nie widzi sensowności w ustalonym celu spotkania). Możesz zminimalizować takie ryzyko, dobrze przygotowując grupę. Zatem bardzo ważny jest początek spotkania – musisz przedstawić jego cele i dobrze wytłumaczyć ich sens (czasem istotne może być też to, co wydarzy się przed warsztatem – zadbaj o odpowiednią treść zaproszenia na spotkanie warsztatowe; zastanów się też dobrze, kogo warto/należy zaprosić na warsztat z danej tematyki). Staraj się również od początku angażować grupę do jakiejś wspólnej pracy np. przy ustalaniu kontraktu lub proponując jakąś małą rozgrzewkę lub icebreakera. Identyfikuj szybko mniej zaangażowane osoby i kieruj do nich pytania związane z tym co aktualnie się dzieje na warsztacie, żeby w pewien sposób wymusić to zaangażowanie (ważne, żeby pytania nie były zbyt trudne!). Jeśli natomiast to zaangażowanie spada w trakcie pracy, to może być po prostu efekt zmęczenia – zrób przerwę lub zaproponuj jakiegoś energizera.
Jak poradzić sobie ze sceptykiem?
Jeśli masz do czynienia z osobami, które podchodzą z dużą rezerwą do proponowanych działań. Najszybszym sposobem jest odwołanie się do faktów, badań i autorytetów, które są powszechnie uznawane lub też uznawane przez daną grupę. W przypadku prowadzenia warsztatu design thinking (zobacz artykuł: jak wykorzystać DT w pracy?), może to być lista firm, które wykorzystują tę metodę lub konkretne studia przypadków (co Tobie lub innym udało się osiągnąć dzięki tej metodzie). Często w takich sytuacjach może pojawić się osoba, która powie “nasza firma/grupa jest specyficzna” – to możesz krótko skontrować, że każda jest ;), a ten sposób jest wykorzystywany w wielu firmach i branżach, a następnie zaproponować, żeby po prostu spróbować i sprawdzić jakie faktycznie będą efekty.
Jak poradzić sobie z osobą, która musi powiedzieć wszystko, co wie?
Czasem taka osoba potrzebuje uznania swojego autorytetu i możemy na początku posłuchać oraz docenić jego wgląd w daną sytuację. Jednak w pewnym momencie będzie trzeba uciąć te wywody, bo nie będzie czasu na wykonanie pracy, którą założyliście ;). Możesz zrobić kilka rzeczy na rozwiązanie takiej sytuacji. Po pierwsze, po prostu grzecznie poproś o skracanie swoich wypowiedzi i odwołaj się do długości trwania warsztatu, i celów, które macie zrealizować. Jeżeli zaczyna się kolejny wywód, możesz szybko przerwać i powiedzieć, że często wszyscy słuchali tego uczestnika, a chcesz poznać opinie/zdanie również pozostałych osób w grupie.
Dawid Sobolak – ekonomista, menadżer projektów biznesowych i społecznych, trener Design Thinking.
Zdjęcia: Mark Duffel, Cherrydeck, Alexander Grey on Unsplash
Źródła: własne doświadczenia, “Podręcznik trenera” – Jarmuż S., Witkowski T.