Po co facylitacja warsztatów i spotkań?

Czy zdarzyło Ci się kiedyś uczestniczyć w spotkaniu, które trwało godzinami, nie przyniosło żadnych konkretnych rezultatów, a projekt utknął w miejscu? Czy w trakcie pracy warsztatowej czułeś się sfrustrowany, znudzony lub zniechęcony do dalszej współpracy? Nie chciało Ci się już włączać w niekończące się… i nie prowadzące w żadnym kierunku dyskusje? Czy marzyłeś o tym, żeby ktoś pokierował prace w sposób, który pozwoliłby wykorzystać potencjał wszystkich obecnych i osiągnąć wspólny cel?

No właśnie – jaki w ogóle był ten cel 😉? O co w zasadzie nam chodzi!? W takich chwilach warto skorzystać z pomocy facylitatora.

Kim jest facylitator?

Jest to osoba, która ułatwia przebieg spotkania lub warsztatu dbając o jego cel, strukturę, proces i atmosferę (i nie ważne czy to spotkanie online czy stacjonarne). Facylitator nie jest ekspertem od treści, nie narzuca swojego zdania ani nie podejmuje decyzji za grupę. Rolą facylitatora jest stworzyć warunki, w których grupa może pracować efektywnie, kreatywnie i innowacyjnie. Jednak przede wszystkim dąży on do tego, żeby wykorzystać potencjał każdego członka grupy na rzecz… zdefiniowania celu i jego osiągnięcia. Dokładnie w tej kolejności 😊!

Facylitator pełni rolę neutralnego i pomocnego przewodnika, który dba o to, żeby praca grupowa była płynna, angażująca i produktywna. Jego zadaniem jest stworzyć warunki, w których grupa może pracować jak najlepiej.

Umiejętności i kompetencje dobrego facylitatora

Nie łatwo o dobrego facylitatora, bo ktoś dobry tym fachu musi łączyć wiele umiejętności i kompetencji:

Ø  Aktywne słuchanie i umiejętność zadawania pytań, aby zrozumieć potrzeby, oczekiwania i cele grupy, a także pobudzać myślenie i refleksję uczestników

Ø  Zarządzanie czasem i energią grupy, aby zapewnić odpowiedni rytm, tempo i dynamikę spotkania lub warsztatu, a także zachować równowagę między pracą a odpoczynkiem

Ø  Dostosowanie się do sytuacji i elastyczność, by reagować na zmiany, niespodzianki i trudności, które mogą pojawić się w trakcie spotkania lub warsztatu, a także modyfikować plan lub metodę w zależności od potrzeb grupy

Ø  Radzenie sobie z konfliktami i trudnymi emocjami, aby zapobiegać lub rozwiązywać napięcia, spory i nieporozumienia, które mogą zakłócać pracę grupy, a także wspierać uczestników w radzeniu sobie ze stresem, frustracją i lękiem, które w sposób naturalny pojawiają się – szczególnie w wyzwaniach kreatywnych

Ø  Stosowanie odpowiednich narzędzi i technik facylitacyjnych, aby ułatwić grupie realizację poszczególnych etapów procesu, takich jak: określenie celu, analiza sytuacji, generowanie pomysłów, ocena rozwiązań, podejmowanie decyzji, planowanie działań, ewaluacja i podsumowanie

Ø  Budowanie zaufania i współpracy w grupie, aby tworzyć pozytywną i bezpieczną atmosferę, w której uczestnicy mogą się swobodnie wyrażać, słuchać i szanować się nawzajem, a także dzielić się wiedzą, doświadczeniem i pomysłami

Ø  Umiejętność podsumowywania i dokumentowania wyników, aby upewnić się, że grupa osiągnęła swój cel, a także zapewnić jasność, zgodność i odpowiedzialność co do ustaleń, zadań i terminów.

Połączenie tych wszystkich umiejętności to w sumie unikatowa sprawa. Nie znaczy to, że nie można znaleźć kompetentnych osób na rynku, które w sposób pewny przeprowadzą Ciebie i Twój zespół przez meandry wspólnego tworzenia rozwiązania wyzwania, z którym się aktualnie zmagacie lub po prostu poprowadzą efektywne spotkania.

Warsztat strategiczny ze strategiem czy facylitatorem?

W Polsce facylitacja warsztatów, czy procesów projektowych i decyzyjnych ma swoją niszę, jednak mam takie wrażenie, że częściej szuka się tu specjalistów dziedzinowych – np. potrzebujemy nową strategię, więc „zróbmy sobie warsztaty strategiczne”, czyli szukajmy specjalistów od strategii. Nie jest to najszczęśliwszy kierunek myślenia – szukając eksperta dziedzinowego często (gdzieś podskórnie) zrzucamy na niego odpowiedzialność za wymyślenie rozwiązań. Na koniec tego procesu jesteśmy rozczarowani, kiedy te jego rozwiązania już wielokrotnie były dyskutowane w naszej firmie, czy organizacji.

Widziałem to wiele razy, bo sam w ciągu ostatnich kilku lat pomagałem stworzyć kilkadziesiąt strategii rozwoju organizacji. Z jednej strony, jeśli się dobrze rozglądniemy, to okazuje się, że mamy specjalistów na tzw. pokładzie. Jednak z jakichś względów nie umiemy się porozumieć, nie umiemy wykrzesać z nich i z siebie zapału i… dobrych pomysłów. Z drugiej strony – nikt tak jak my nie zna naszej firmy, jej historii, potencjału i ograniczeń. Żaden ekspert nie spędzi tam tylu dni, aby się chociaż zbliżyć do czucia naszej firmy w odpowiedni sposób.

W większości przypadków, w których prowadziłem procesy kreatywne, czy decyzyjne jako facylitator okazywało się, że to uczestnicy są tzw. „the smartest in the room”. Wyzwanie – choć nie jest to wyzwanie banalne – polegało na stworzeniu odpowiedniej atmosfery pracy. Tak – atmosfery, gdzie każdy szybko zaczyna czuć, że jego wkład jest ważny i potrzebny. To jest jedna z ważniejszych spraw, jaką dobry facylitator może załatwić. Rzecz nie do przecenienia!

Korzystanie z usług facylitatora pozwoli Ci zaoszczędzić czas, ale też – jeśli facylitacja warsztatów zostanie dobrze poprowadzona – może tchnąć nową energię w zespół. Może to być energia, której nie da Wam żaden wyjazd integracyjny, bo dobra facylitacja może spowodować, że zobaczycie sens swoich wysiłków, zostaniecie wysłuchani i zauważeni, a Wasze pomysły zbudują rozwiązanie, nad którym będzie się chciało pracować.

—

Jeśli zdarza Ci się samodzielnie prowadzić spotkania/warsztaty firmie, to może Cię zainteresować artykuł: Jak radzić sobie z “trudnymi” osobami na warsztacie?

Jan Strycharz – ekonomista, trener Design Thinking, badacz z 10-letnim doświadczeniem w badaniach jakościowych i ilościowych, ekspert ds. tworzenia i wdrażania innowacji.