3 argumenty dlaczego skrzynka na pomysły to zły pomysł!

W tym wpisie przyjrzę się bliżej popularnym w wielu organizacjach „skrzynkom na pomysły”. Czyli kierowanym do pracowników konkursom dedykowanym oddolnemu wymyślaniu usprawnień dla działań firmy.

W tym tekście:

• Podzielę się z Wami trzema czynnikami, które sprawiają, że to rozwiązanie najczęściej nie sprawdza się dobrze w organizacjach.
• Opowiem, dlaczego skrzynki na pomysły zamiast wspierać oddolną kreatywność, to wręcz ją ogranicza.
• Nie będę jednak tylko narzekał. Na końcu znajdziecie 3 wskazówki, jak można udoskonalić to narzędzie, tak by dawało firmie realną  korzyść.

Skrzynki na pomysły – droga na skróty?

Niedawna rozmowa ze znajomym przedsiębiorcą (właściciel firmy o profilu technologicznym) skłoniła mnie do tego, by podzielić się refleksjami na temat popularnego narzędzia, którego zamierzeniem jest wspieranie oddolnej innowacyjności pracowników. O czym mowa? O funkcjonujących w wielu organizacjach konkursach na najlepszy pomysł usprawniający funkcjonowanie firmy/działu/usługi itd. Najczęściej przybiera to postać tzw. skrzynki na pomysły (obecnie zazwyczaj skrzynki elektronicznej 😉), które mają zgłaszać pracownicy. Zwykle też na autorów najlepszych pomysłów czekają nagrody. Znacie to, prawda?

Znał to także mój znajomy i planował w najbliższym czasie wdrożyć to rozwiązanie do swojej firmy. Miał poczucie, że w firmie większość pomysłów pochodzi od niego i innych osób z zarządu. Czuł jednocześnie, że ma dobry zespół i istnieje spory potencjał innowacyjności i kreatywności wśród pracowników. Wierzył, że otwarcie się na ich pomysły pozwoli wymyślić wiele ciekawych usprawnień, służących zarówno rozwijaniu ich produktu, jak i doskonaleniu samej organizacji oraz procesów wewnętrznych. Pomyślał, że wszystkie te rzeczy uzyska poprzez wspominaną „skrzynką na pomysły”.

3 argumenty dlaczego skrzynka na pomysły to zły pomysł

Zgodziłem się z jego diagnozą (faktycznie ma dobry zespół, faktycznie widać tam potencjał kreatywny, faktycznie warto się otworzyć na ich pomysły), ale nie mieliśmy zgody, co do rozwiązania problemu. Finalnie, udało mi się go przekonać, że klasyczny idea box może nie spełnić jego oczekiwań. Nawet istnieje wręcz ryzyko, że doprowadziłoby do pogorszenia relacji w zespole i obniżenia potencjału kreatywnego pracowników (szczególnie w obszarze wymyślania usprawnień działania firmy). Cała moja argumentacja sprowadziła się do 3 argumentów, które znajdziecie poniżej.

Daję też od razu znać, że nie ograniczyłem się wyłącznie do narzekania. Na końcu znajdziecie wskazówki, jak można zmodyfikować to narzędzie, tak by przynosiło realną korzyść dla organizacji.

1.Obezwładniający nadmiar możliwości, którą daje skrzynka na pomysły

Wiedziałeś, że ekonomiści (ci behawioralni) opisali coś takiego, jak paradoks wyboru? Tak naprawdę chodzi tu głównie o nadmierny wybór. Okazuje się, że gdy mamy nadmiar opcji do wyboru, to nasz proces decyzyjny ogarnia paraliż. Zamiast podjąć jakąś decyzję przerzucamy naszą uwagę na inny, mniej problematyczny obszar. Dobrze to widzimy w badaniach klientów różnych sieci sklepów, które realizujemy. Pewnie sam też doświadczyłeś tego zjawiska.

Wygląda to mniej więcej tak: klient przychodzi do marketu z elektroniką kupić żelazko. Stając wobec „ściany” żelazek na regale wpada w paradoks wyboru. Nie może się zdecydować (bo opcji jest za dużo) i zamiast dokonać zakupu wychodzi ze sklepu bez żelazka.

Brak konkretnego wyzwania

Zwróć uwagę, że do podobnej sytuacji może dojść przy okazji „skrzynki na pomysły”. Pracownik dostaje komunikat „wymyśl usprawnienie dla działania firmy”. Co się wówczas dzieje w jego głowie? Zapewne mniej więcej coś takiego:

„Hmm, usprawnienia, no ok, to może pomyślę jak usprawnić produkt, albo nie. Może lepiej pomyślę o jakiejś procedurze wewnętrznej… Nie, bez sensu najlepiej będzie pokombinować coś z naszym marketingiem, tu jest obecnie mega słabo według mnie… Hmm, dużo opcji, to może na spokojnie pomyślę o tym potem.”.

Łatwo się domyśleć, że owo „potem” nie nadchodzi już nigdy 😉

2. Od sasa do lasa pomysł sobie hasa (a biznes stoi…)

W tym punkcie chcę zwrócić Twoją uwagę na to, że częsty problem „skrzynek na pomysły” polega na tym, że korzystając z tego rozwiązania uzyskujemy pomysły z bardzo różnych obszarów. Zdarza się oczywiście, że wśród nich pojawią się idee, które chcemy wdrożyć w życie.

Może się jednak tak zdarzyć, że najlepsze pomysły dotyczą zupełnie pobocznego obszaru działań firmy. Na przykład, zamiast podnieść efektywność kosztową dzięki oddolnym usprawnieniom – na co po cichu liczył zarząd – dostajemy pomysł na zwiększenie liczby miejsc na parkingu firmowym. Albo zamawianie lepszej kawy i zaczynamy go wdrażać (no bo okazało się, że wygrał nasz konkurs).

Jaki jest efekt? OK, uzyskujemy jakąś poprawę zadowolenia pracowników. Jednak strategiczne tematy pozostają nieruszone, mimo że zaangażowaliśmy czas i twórczość całego naszego zespołu, prosząc ich o wymyślanie i zgłaszanie pomysłów. Dodatkowo, część zespołu zaangażowała swój czas w ocenę pomysłów. Brzmi jak sporo zasobów, a uzysk z tego dla firmy nie jest satysfakcjonujący.

3. „No i po co to wszystko, nawet nikt się nie zainteresował…”

Ostatni argument, ale na pewno nie najmniej ważny, dotyczy oceny „skrzynek na pomysły” z perspektywy pracowników. Zwróć uwagę, że naprawdę niewiele trzeba, by „skrzynka na pomysły” zakończyła się poczuciem rozczarowania i zniechęceniem do angażowania się w inicjatywy działu HR (/szefostwa). Może do tego dojść w kilku sytuacjach. Np.:

• sytuacja A: zgłaszam pomysł – dowiaduje się, że konkurs w tym kwartale wygrał kolega z pokoju. W mailu mogę zapoznać się z jego pomysłem. Uważam, że jest dużo gorszy niż mój. Nie mam żadnej informacji, co się stało z moim pomysłem. Jestem wkurzony – „Nie będę już nic zgłaszał! Koniec z tym!”
• sytuacja B: zgłaszam pomysł dotyczący doskonalenia produktu. Dowiaduję się, że wygrał inny pomysł. Czytam opis i widzę, że pomysł jest nawet sensowny, ale dotyczy jakiś błahostek. Stwierdzam: „OK, czyli niby chcą innowacji, a tak naprawdę to chcą tylko wydmuszka i chcą pokazać, że coś tam się nami interesują i będą wprowadzać takie „małe bzdurki”. Niezły chwyt PR-owy. To ja podziękuję za takie innowacje i taki konkurs.”

Skrzynka na pomysły – otwórz się na twórczy potencjał zespołu

Było narzekanie, zatem teraz czas na trochę konstruktywnych refleksji. Bo co do zasady zgadzam się z tym, o czym mówił mój znajomy – warto (i nawet należy) otwierać się na twórczy potencjał zespołu. Bardzo często (a nawet praktycznie zawsze) drzemią tam pomysły, których nie dostrzega się z pozycji zarządczej, będąc trochę dalej od produktu (/usługi), czy różnych grup klientów. Jednak warto też robić to z głową i świadomie, jeśli chce się być liderem, który wspiera kreatywność swojego zespołu.

Co to znaczy z głową i świadomie? Mam tu na myśli, że warto odwołać się do tego, co już wiemy na temat psychologii twórczości i ekonomii behawioralnej. Pierwsza z tych dziedzin tłumaczy, jak działa nasza twórczość, druga z kolei wyjaśnia, jak postępujemy jako jednostki w obliczu różnych codziennych wyborów. OK, ad rem, co z tego wszystkiego wynika. Jeśli chcesz skutecznie i świadomie rozwijać „skrzynkę na pomysły” w swojej organizacji mam dla Ciebie 3 rekomendacje:

1.Dopilnuj wcześniej, by pomysły były warte wdrożenia

Pewnie pomyślisz „łatwo powiedzieć, trudniej zrobić”. To prawda, ale mam tu dla Ciebie bardziej konkretne wskazówki. Zatem, jeśli chcesz zwiększyć szanse, że pomysły zgłaszane przez pracowników będą wartościowe dla firmy, to powinieneś zacząć od dookreślenia wyzwania.

Nie powinno ono dotyczyć wszelkich udoskonaleń dla działań firmy (uważam, że to takie postawienie sprawy to spory błąd). Spróbuj zastanowić się, jaki obszar Waszych obecnych działań jest strategicznie istotny do przemyślenia i przedstaw pracownikom wyzwanie w formie pytania, które od razu zachęca do wymyślania pomysłów (świetnie sprawdzi się tu formuła „Jak moglibyśmy…?) np. „jak moglibyśmy sprawić, że nasz produkt dotarł do nowych odbiorców?” albo „jak moglibyśmy poprawić satysfakcję naszych klientów?” lub (przy wyzwaniach wewnętrznych) „jak moglibyśmy poprawić zaangażowanie pracowników?”.

Dlaczego to takie ważne?

Jeśli postąpisz w taki sposób, to uzyskasz tylko pomysły na działania w obszarze, który jest dla Ciebie obecnie szczególnie istotny. Tym samym, nie będziecie tracić czasu na pomysły (być może ciekawe i ważne), ale jednak nie kluczowe tu i teraz.

Magia tej porady polega na tym, że jako „akuszer innowacji” – poprzez bardziej precyzyjne zdefiniowanie tematu – sprawiasz, że pracownicy uzyskują efekt koncentracji (na konkretnym problemie) i łatwiej jest im efektywnie odpalić twórczy silnik w ich głowach. Są dowody naukowe, że to działa. Teresa Amabile (badaczka z Harvardu) ustaliła na podstawie badań empirycznych, że określenie celu wysiłków kreatywnych (/innowacyjnych) podnosi efektywność pracy twórczej.

Dodatkowa wskazówka – wyzwanie przewodnie towarzyszące ulepszonej „skrzynce na pomysły” można zmieniać np. raz na kwartał.

2. Ułatw zgłoszenie pomysłu i ogranicz dylematy z tym związane

Druga rada, to kolejny krok na drodze do ułatwiania skutecznej i efektywnej kreatywności. Często jest tak, że skrzynka na pomysły zawiera tylko informacje o tym, gdzie należy składać pomysły. Nie mówi natomiast np. jak dokładnie mają one wyglądać, w jaki sposób mają być opisane. To kolejna trudność wpisująca się w paradoks wyboru (skoro nie wiadomo, jak coś zrobić, to dużo energii tracimy na wymyślanie dokładnej formuły) i kolejna „bariera wejścia” do tego, by włączyć się do konkursu idea box.

Jak temu zaradzić? Oczywiście, nadając dokładną (i najlepiej prostą) strukturę tego, jak powinien wyglądać zgłaszany pomysł. Możemy tu jednocześnie pomóc pracownikom dobrze przedstawić ich idee. Taka prosta i efektywna struktura to np.:

• tytuł,
• krótka charakterystyka (o co chodzi w pomyśle),
• wartość (co osiągniemy dzięki wdrożeniu pomysłu).

3. Przepracuj pomysły i nie zostawiaj ich bez feedbacku

No i w końcu, ostatnia rada, nie zapominaj o zwieńczeniu całej procedury „skrzynki na pomysły”. Z góry powinieneś wypracować procedurę oceny i przepracowywania oraz komunikacji pomysłów do zespołu. Ograniczenie się wyłącznie do ogłoszenia zwycięzcy, to nie jest najlepszy pomysł (to już wiesz po lekturze tego tekstu). Lepszym pomysłem jest wyróżnienie zwycięzcy i wskazanie kilku dodatkowych wyróżnionych pomysłów (to pokazuje, że firma zapoznała się z szerszym spektrum możliwości).

Jeszcze lepszym rozwiązaniem wydaje się warsztatowe przepracowanie wyzwania, które towarzyszyło zespołowi (jako temat konkursu) przez ostatni kwartał.

Zakładając, że zajmujemy się tematem strategicznie istotnym dla organizacji, nie powinna to być strata czasu. Warto wówczas wykorzystać pomysły zgłoszone przez pracowników, jako punkt wyjścia do procesu kreatywnego, który ma skutkować wymyśleniem szerokiego spektrum możliwych działań usprawniających. Nikt nie powinien mieć wówczas poczucia, że firma „olała” temat, a jednocześnie stawiamy w ten sposób istotny krok na drodze do budowania kultury innowacji w firmie.

Wspieraj kreatywność

Podsumowując, warto dodać, że wszystkie te wskazówki mają swoje odniesienie do metod takich jak design thinking, czy service design. Nie przypadkowo pojawia się tam etap określany jako „definiowanie”. To właśnie moment, w którym powinniśmy zamienić wyjściowe wyzwanie, z którym pracujemy (zazwyczaj dość ogólne) na coś bardziej precyzyjnego. Coś co pozwoli nam skoncentrować myśli na wąskim problemie podczas fazy generowania pomysłów.

Będzie ekstra, jeśli zapamiętasz z tego tekstu, że rozbiegane myśli, to nie jest największy przyjaciel kreatywności. Łatwiej nam być twórczymi, gdy wiemy dokładnie nad czym mamy myśleć.

Warto tu też dodać, że wszystkie powyższe argumenty mają również zastosowanie do spotkań usprawniających, które raz na jakiś czas są organizowane w różnych firmach. Wówczas zamiast stałej skrzynki na pomysły, mamy nieregularne zebrania prowadzone w duchu „burzy mózgów”(*). Tam także warto dookreślić temat, przyjąć konkretne zasady pracy kreatywnej dotyczące zarówno wymyślania pomysłów, jak i ich omawiania i przepracowywania.

(*) Używam cudzysłowu, ponieważ zazwyczaj nie ma to wiele wspólnego z prawdziwą burzą mózgów. Dyskusja jest prowadzona raczej tak, by zabić (a nie wzbudzić) jakikolwiek twórczy potencjał. Jeśli chcesz dowiedzieć się czegoś więcej w tym temacie, to odsyłam do wpisu, gdzie opisuję, „jak zamordować burzę mózgów ”.

Jeśli dzisiejsza “skrzynka na pomysły” zainspirowała Cię i (1) chcesz się nauczyć prowadzenia procesów kreatywnych w Twoim zespole oraz (2) chcesz lepiej rozumieć, jak działa indywidualna twórczość i jak może się to przekładać na inne (niż skrzynka na pomysły) rozwiązania w Twojej firmie, to zapraszamy na warsztat „Jak mieć dobre pomysły?”.

Opowiadamy tam o tym wszystkim, pokazujemy konkretne narzędzia i przygotowujemy Cię do roli architekta innowacji. Osoby, która może krok po kroku poprowadzić i zmoderować cały proces pracy zespołowej, prowadzącej do rozwiązania jakiegoś wyzwania organizacji.

Łukasz Maźnica – ekonomista, trener Design Thinking, badacz doświadczeń użytkowników z 5-letnim doświadczeniem w badaniach jakościowych i ilościowych.

Wykorzystano zdjęcia:
Nagłówek: Kristina Tripkovic, Zdjęcie 1 (Gmail): Stephen Phillips, Zdjęcie 2: Victoriano Izquierdo, Zdjęcie 3:  Dylan Gillis, Zdjęcie 4: Nick Fewings, Zdjęcie 5: Mika Baumeister.