Co to w ogóle jest „warsztat”? Czyli o tym, jak zrobić coś więcej, niż nudne spotkanie!

Duża część naszej pracy to organizacja, przygotowanie i realizacja tzw. warsztatów. Poprzez kontakt z naszymi klientami (uczestnikami szkoleń, czy procesów, które prowadzimy) zauważamy też, że jest to forma spotkań która zyskuje na popularności. Zespoły nie chcą się już „po prostu spotykać” a chcą “pracować warsztatowo”.

Z tego tekstu dowiedz się, że:

• Warsztat to coś więcej, niż zwyczajowe spotkanie – trzeba go „zaprojektować”;
• W warsztacie nie może chodzić tylko o dyskusję. W jego trakcie zespoły powinny wykonywać konkretne zadania, których efektem będzie wypracowanie treści stanowiących intelektualną wartość dodaną. Dyskusje są wypadkową wykonywania tych zadań;
• Rolą prowadzącego jest dostarczyć narzędzi współpracy oraz podać instrukcję współdziałania;
• Równie ważną rolą prowadzącego jest wywoływanie dobrej energii do pracy i utrzymywanie motywacji na odpowiednim poziomie.

Warsztat to nie „zwyczajowe” spotkanie

Mam problem ze spotkaniami 😉. I mam też poczucie, że wiele osób podpisało by się pod tym stwierdzeniem. Zwyczajowo, spotkania w firmach (czy innych organizacjach) odbywają się w taki sposób, że jest lista „spraw do przegadania”, czy „spraw do załatwienia”. Czasem chodzi o przekazanie innym statusu z realizacji zadań, czy projektu, czasem chodzi o przekazanie jakichś informacji dotyczących firmy (np. dane sprzedażowe), a innym razem o rozwiązanie jakiegoś problemu; o podjęcie ważnych decyzji. Często podczas jednego spotkania próbuje się załatwić zbyt wiele różnych spraw. Zwykle spotkania nie mają agendy i celów. Bywa że w spotkaniu uczestniczą osoby, które równie dobrze mogłyby w nim nie uczestniczyć, bo po prostu nie są w stanie wnieść niczego owocnego – i to nie z ich winy. Na ogół spotkania wychodzą po prostu słabo, są nużące i wiele osób postrzega je jako stratę czasu i energii.

I to nie jest tak, że tzw. spotkanie nie może być dobrze zorganizowane. Jednak nawet wtedy problem ze spotkaniami jest taki, że na ogół wykorzystują jedną podstawową formę interakcji – tzw. dyskusję. Dodatkowo ta dyskusja jest prowadzona bez moderatora; czyli „na luźno”. I zakłada się, że to podczas tej dyskusji zostanie wypracowana wartość intelektualna, która pozwoli zrealizować cel spotkania. Zakłada się, że uczestnicy w sposób natychmiastowy i bez przygotowania będą w stanie tę wartość wypracować. Nie daje się im czasu na refleksję, na przemyślenia, na wyrobienie sobie opinii.

Warsztat – mniej gadania, więcej działania

I to jest wg mnie podstawowy problem ze spotkaniami. Zwykle ich organizatorzy próbują załatwić w czasie ich trwania zbyt wiele trudnych spraw zbyt „podstawowymi” narzędziami (współ)pracy.

Dlatego nazwy warsztat używam wtedy, gdy chcę dać uczestnikom do zrozumienia, że nasze spotkanie to nie będzie takie zwyczajowe spotkanie. Tylko, że będzie inaczej i – uwaga! – lepiej 😉! Stąd użycie słowa „warsztat” wiąże się również z określonymi oczekiwaniami ze strony uczestników. Przede wszystkim oczekują oni, że będzie mniej „gadania”, a więcej działania; więcej interakcji. Dlatego rób warsztat wtedy, gdy chcesz się czegoś dowiedzieć. Nie rób go, gdy po prostu chcesz coś powiedzieć.

Warsztat to wspólna praca i proces (flow)

W naszej praktyce, kiedy mówimy o warsztacie, to mamy na myśli sytuację, kiedy uczestnicy stają przed wyzwaniem wykonania konkretnych zadań. Realizacja tych zadań doprowadzić ma do sytuacji, w której wypracują oni wartość intelektualną i będą mogli się nią podzielić. Innymi słowy – w trakcie warsztatu uczestnicy nie tylko będą się dzielić swoimi opiniami, ale będą mieli czas na wygenerowanie nowych treści, nowej wiedzy a potem będą mogli się do niej odnieść. I to w takiej właśnie kolejności 😉.

O co tu chodzi? Pokażę to przez konkretny przykład. Ostatnio ktoś podzielił się ze mną swoim pomysłem na warsztat, którego celem miało być wsparcie procesu tworzenia nowego landing-page’a dla produktu bankowego. Usłyszałem takie zdanie:

„Chciałbym przygotować prezentację i pokazać uczestnikom aktualne trendy dla stron www tego typu”

Moim zdaniem to nie był pomysł na warsztat. To pomysł na spotkanie informacyjne. Może na krótkie szkolenie z trendów 😉. Przedstawisz wiedzę, którą udało Ci się zdobyć i poprosisz innych o tzw. odniesienie się do przedstawionych treści. Może będzie dyskusja. Na warsztat to po prostu za mało.

Gotowy pomysł na warsztat

Pomysł na warsztat mógłby wyglądać tak:

1. Przedstawię aktualne trendy w formie prezentacji
2. Potem przedstawię proste narzędzie tworzenia makiet stron www
3. Następnie poproszę uczestników o wykorzystanie tego narzędzia i stworzenie pięciu makiet strony www tego typu
4. Poproszę uczestników by ocenili każdą z makiet podkreślając mocne i słabe strony każdej z nich
5. Następnie poproszę, by opracowali listę rekomendacji dla tego, jaka powinna być „nasza” strona www.
6. Ostatnim punktem warsztatu będzie zaprezentowanie i omówienie tych rekomendacji wg konkretnej struktury – od najważniejszych do tych mniej ważnych

Zwróć uwagę, że tak zaprojektowany (nawet na kolanie) warsztat kładzie nacisk właśnie na zadania wykonywane przez jego uczestników. Zadania są wykonywane w oparciu o podane przez prowadzącego informacje. Ale rola podanych informacji jest czysto usługowa względem zadania do wykonania. Podaj jej tylko tyle, ile potrzebne jest uczestnikom do pracy – nie więcej.

Twoja rola, jako osoby organizującej i prowadzącej warsztat jest tutaj sprowadzona do minimum. Według mnie, im mniej Ciebie, tym lepiej dla uczestników, dla warsztatu i dla celów. Przecież nie organizujesz warsztatu po to, by być jedynym aktorem w tym spektaklu 😉. Organizujesz go, bo chcesz aby inni dostarczyli informacji, które pomogą Ci rozwiązać problem, czy podjąć jakąś decyzję.

Warsztat to proces. Oznacza to, że każdy kolejny element wynika bezpośrednio z elementu poprzedniego, a całość jest konkretną liczbą konkretnych kroków, które prowadzą do osiągnięcia konkretnego celu.

***

Zobacz, jak bazując na formule warsztatowej prowadzimy procesy kreatywne – “Kreatywność to proces i nie dzieje się w wannie”.

Cel, narzędzia, instrukcja, wsparcie

To cztery słowa, które powinny spędzać sen z powiek 😉 każdego organizatora warsztatów.

Cel

Nie chcę rozpisywać się na temat celu, bo raczej każdy czuje, że, aby warsztat miał sens, trzeba wiedzieć, w jakim celu się go organizuje. Warto jednak pamiętać, że warsztat jest po to, by umożliwić uczestnikom wykonanie zadań – czy to w celu edukacyjnym (abstrakcyjnym), czy też po to, by realizować konkretne cele danej organizacji. W kontekście organizacyjnym oznacza to tyle, że podczas warsztatu nastawiasz się na pozyskanie informacji, które wypracują uczestnicy. Dobrze będzie zatem, gdy się zastanowisz jakiego rodzaju informacje Ci się przydadzą, i do czego konkretnie ich użyjesz.

Narzędzia i instrukcja

Narzędzia oznaczają wszystko to, co umożliwia wykonanie zadań przez uczestników a instrukcja to zestaw poleceń, które w wykonaniu powodują, że narzędzia są użyte w dobry sposób. Narzędziem może być zbiór informacji (jak np. trendy z wyżej opisanego przykładu) albo np. konkretny software (np. program https://moqups.com/ do tworzenia makiet www). Instrukcja powinna precyzować, jak połączyć jedno z drugim i co konkretnie zrobić, by osiągnąć zamierzony skutek.

Wsparcie

Często (niemal zawsze) nawet, gdy przedstawisz cel, dobrze przekażesz narzędzia i opiszesz instrukcję wykonania zadania uczestnicy napotkają na pewne trudności. Wtedy skup się na tym, by zapewnić im konieczne wsparcie. Może to być konieczność ponownego wyjaśnienia zadania, czy mediowania jakichś konfliktów, gdy zadanie jest zespołowe. Ale równie często staniesz przed wyzwaniem tchnienia pozytywnej energii i motywacji w grupę uczestników. I najlepiej, gdy ta motywacja jest pozytywna, czyli nie idzie w kierunku „jak tego nie zrobicie to polecę Wam po pensji” 😉. Skoro uczestnicy mają wypracować konkretną wartość intelektualną, to łatwiej osiągną ten cel, gdy uda Ci się obudzić w nich chęć pracy; a nie wówczas gdy wytworzona zostanie atmosfera pracy przymusowej 😉.

Make it fun! Make it energetic!

W mojej praktyce realizacji warsztatów myślę o nich, jako o szczególnym rodzaju spotkań. Spotkań, które przed wszystkim zakładają wspólne wykonywanie zadań przez daną grupę uczestników. Projektując warsztat skupiam się na tym, by informacje które prezentuję były tymi niezbędnymi do wykonania zadań. Zawsze próbuję gryźć się w język wychodząc z założenia, iż lepiej coś pominąć, niż „przegadać”. Bo kluczem jest działanie zadaniowe – kluczem jest współpraca uczestników ze sobą i ich wysiłek do wypracowania zbioru informacji, wiedzy. Dlatego projektując warsztat stawiam przed sobą wyzwanie dokładnego zrozumienia, jakiego rodzaju wiedza będzie mi potrzebna i do czego jej użyję.

A swoją rolę postrzegam, jako kogoś kto umożliwia wykonanie zadań – zapewnia niezbędne narzędzia i instrukcje, ale równie często dba o to, by motywacja uczestników była na odpowiednim poziomie. Energia przede wszystkim!

Jan Strycharz – ekonomista, trener Design Thinking, badacz z 10-letnim doświadczeniem w badaniach jakościowych i ilościowych, ekspert ds. tworzenia i wdrażania innowacji.