Pytać i słuchać aktywnie. Jak design thinking zmienił wolontariat przy Festiwalu Kultury Żydowskiej.

To jest wyjątkowy tekst dla naszego bloga. Po pierwsze, jego autorką (poza wstępem) jest osoba spoza naszego zespołu – Edyta, uczestniczka moderowanego przez nas procesu design thinking. Po drugie, nie będzie to tekst o stricte biznesowym charakterze – będzie się on raczej koncentrował na społecznym zastosowaniu metody design thinking, a dokładnie na tym, jak design thinking zmienił wolontariat Festiwalu Kultury Żydowskiej w Krakowie.

Z tekstu dowiesz się:

• jak wyglądała nasza współpraca z Festiwalem Kultury Żydowskiej w Krakowie,
• jak moderowany proces design thinking odbierany jest przez jego uczestniczkę (m.in. gdzie Edyta widzi największą wartość zastosowanego przez nas podejścia)
• i w końcu dowiesz się, jakie realne usprawnienia dla działań wolontaryjnych udało nam się wypracować z zespołem „Macherów” Festiwalu Kultury Żydowskiej w Krakowie (FKŻ). Przy okazji dowiesz się też kim są owi Macherzy ;).

A jeśli interesuje Cię tematyka design thinking, to koniecznie przeczytaj nasz inny artykuł “Czym jest Design Thinking?“

Wprowadzenie

Zanim oddamy głos Edycie pozwól, że dodamy jeszcze akapit z krótkim wprowadzeniem w kontekst i wyjaśnieniem czym właściwie jest FKŻ. W 1988 roku odbył się w Krakowie pierwszy Festiwal Kultury Żydowskiej. Po ponad 30 latach, wydarzenie z kameralnego festiwalu przeistoczyło się w markę, stanowiąc jedno z najważniejszych wydarzeń kulturalnych realizowanych co roku w Krakowie. Ostatnia edycja festiwalu (2021 r.) trwała 10 dni, obejmowała blisko 300 wydarzeń i trafiła do 30 000 odbiorców z całego świata.

Festiwal to jednak nie tylko artyści i widzowie. To także cały zespół organizacyjny, którego największą część (od wielu już lat) stanowią Macherzy. Macherzy, czyli wolontariusze (jak można przeczytać na stronie internetowej FKŻ „Macher to w jidysz „ważny gościu”, ten, który nie tylko „robi”, ale wręcz kipi aktywnością”). W 2021 roku było ich przeszło 40 i pochodzili z 15 krajów. Bez ich udziału Festiwal nie mógłby się odbyć. Osobą, która odpowiada za koordynację ich pracy jest Edyta Gawlak z wąskim gronem współpracowników.

Z zespołem Edyty pracowaliśmy dwukrotnie. Ostatnia nasza współpraca zakończyła się w listopadzie. To głównie jej poświęcony jest poniższy tekst, którego autorką jest Edyta. Korzystając z uprzejmości Edyty, prezentujemy go na naszym blogu, choć pierwotnie powstał on z okazji grudniowego Dnia Wolontariatu i adresowany był do zespołu Macherów.

Doświadczenie procesu design thinking z perspektywy Edyty Gawlak

Dziś wolontariat – obok Festiwalu i Chederu (klubokawiarni na krakowskim Kazimierzu, gdzie całorocznie promujemy kulturę żydowską) – stanowi trzeci filar naszej działalności i jest nierozerwalną częścią tego, co robimy na co dzień. To jeszcze bardziej motywuje do poszukiwania nowych rozwiązań, do rozwoju i zmian. Pomyślicie „lepsze jest wrogiem dobrego”, a ja powiem – zawsze może być lepiej. I tak od dwóch lat w tym procesie próbowania i testowania nowych rozwiązań towarzyszy nam zespół hearts&heads. Proces to słowo nieprzypadkowe, bo dzięki metodzie design thinking, której używaliśmy w tym roku po raz drugi – staramy się szukać nowych rozwiązań, opierając się przede wszystkim na głębokim zrozumieniu potrzeb naszych wolontariuszy. I to właśnie okazało się dla mnie kluczowe. Ale od początku.

Wszystko zaczęło się od postawienia sobie wyzwania: jak moglibyśmy udoskonalić wolontariat w taki sposób, by dawał lepsze doświadczenia wolontariuszom i sprawiał, że będą chcieli wracać w kolejnych edycjach FKŻ. Pomysłów było wiele.

Jak design thinkin zmienił wolontariat?

Na część z nich – wydawało nam się – mieliśmy od razu odpowiedź. Znamy przecież specyfikę pracy wolontariuszy, znamy ich potrzeby. I był to właśnie pierwszy, podstawowy błąd: nie wiemy wszystkiego o wolontariuszach! No ale możemy ich przecież o to po prostu zapytać.

To wolontariusze stali się dla nas ekspertami we własnej sprawie. Opowiedzieli o swoich doświadczeniach i opiniach, które potem pozwoliły nam lepiej zrozumieć ich potrzeby. Przeprowadzenie wywiadów pogłębionych było tak naprawdę okazją do spotkania z każdym wolontariuszem – oddania mu głosu i jeszcze większego dostrzeżenia go.

Te wywiady zresztą bardzo wiele mi uświadomiły, były najważniejszą lekcją tego, by nie bać się pytać i aktywniej słuchać wolontariuszy. Nie rzecz w tym, żeby sprostać oczekiwaniom każdego, bo w 70-osobowym zespole, zmieniającym się co rok – to po prostu niemożliwe. Rzecz w tym, żeby zrozumieć, co możemy udoskonalić i dać sobie szansę na to, żeby to zrobić. [Jeśli chcesz poznać kilka praktycznych wskazówek jak aktywnie słuchać, to sprawdź nasz tekst: “Jak słuchać aktywnie?”.]

Dlatego po etapie wywiadów i wspólnym zdefiniowaniu wyzwania, nad którym pracowaliśmy pod opieką mentorów, rozpoczęliśmy poszukiwanie rozwiązań. Różnych: bardziej i mniej prawdopodobnych, tych na teraz i na przyszłość. Rozwiązania przepuszczone przez filtr oryginalności i łatwości implementacji dały nam kilka naprawdę ciekawych pomysłów. A wtedy weszliśmy w najbardziej ciekawą, ale i najtrudniejszą fazę: wdrożenia. Rok 2021 przyniósł nam też możliwości współpracy z Europejskim Korpusem Solidarności, co ułatwiło wprowadzenie planowanych zmian. Jakie one były?

Zmiana pierwsza: jeszcze mocniejsze postawienie na relacje.

Miesięczny projekt wolontariacki dużo wyraźniej pokazał, jak kluczowe we współpracy z wolontariuszami są relacje. Wspólne bycie razem owocuje dobrą współpracą. Przywiązanie do organizacji jest nade wszystko przywiązaniem do ludzi, a zatem jest dbaniem o poprawność relacji w zespole.

Z tego przywiązania wynika większa efektywność pracy i pogłębia zaangażowanie w wykonywane obowiązki. Innymi słowy: jeśli robimy coś z ludźmi, którzy są dla nas ważni i jeśli znamy cel, nasz wspólny cel – dużo chętniej się angażujemy. Nie ma tu struktury szef – pracownik. Koordynator – dla mnie – jest mentorem, obserwatorem i opiekunem bardziej niż szefem. Kluczem do sukcesu koordynatora jest ciągłe bycie dla wolontariuszy oraz bycie z nimi.

Zmiana druga: więcej oddolnych inicjatyw wolontariuszy.

Rokrocznie bardzo pieczołowicie pracowaliśmy nad programem przygotowań wolontariuszy do Festiwalu, starając się im zapewnić rozwój w zakresie wiedzy o kulturze żydowskiej, organizacji wydarzeń kulturalnych, znajomości Kazimierza, czy wreszcie integracji. Organizowaliśmy całą serię szkoleń, spotkań, wykładów…

Kiedy jeden z wolontariuszy z Izraela zaproponował mi wspólne zorganizowanie kolacji szabatowej (nieco poza programem), podczas której on opowie jak jego rodzina świętuje Szabat, nie zastanawiałam się ani chwili. Oddanie inicjatywy wolontariuszom po raz kolejny było podążaniem za ich głosem – to również oni zdecydowali, że chcą spotkać się i porozmawiać o konflikcie izraelsko – palestyńskim, czy sytuacji kobiet w Polsce. Jako koordynatorka chcę podążać za wolontariuszami, chcę dawać im przestrzeń, by nie tylko słyszeli o kulturze, ale przede wszystkim mogli jej doświadczyć.

Zmiana trzecia: większa odpowiedzialność wolontariuszy, czyli delegowanie ważnych zadań.

Projekt współpracy mediatorów (wyłonionych spośród wolontariuszy) w ramach interwencji artystycznych Kumzits był dla nas sporym wyzwaniem. To właśnie oni byli swego rodzaju łącznikami między nieobecnymi artystami i publicznością. Ich zadaniem było dużo więcej, niż tylko pomoc w organizacji wydarzenia, czy asystowanie publiczności. Mediatorzy stali się integralną częścią tego projektu, współpracując ściśle z kuratorami i biorąc na barki ogromną odpowiedzialność, jaką było wspólne tworzenie artystycznego projektu bez fizycznej obecności artystów i mówienie o nim odbiorcom. Rola mediatorów okazała się ogromnym sukcesem, a oni sami stali się ambasadorami całego Festiwalu. Dosłownie przejęli Kazimierz, zapraszając publiczność do tego, by wspólnie usiąść i razem doświadczyć projektów Kumzits.

Czy te zmiany i innowacje powodują, że program wolontariacki SFKŻ jest już doskonały?

Oczywiście, że nie. Ale od wielu lat oferta FKŻ dla wolontariuszy jest unikatowa na rynku. W czasach zmian zachodzących w organizacji wolontariatu, niewiele innych instytucji realizowało podobny kompleksowy program dla wolontariuszy i dzieliło podobne nastawienie do roli wolontariatu w ich pracy. Właśnie to jest kluczem – rozwój. Współpraca z zespołem hearts&heads dała mi przede wszystkim poczucie, że dzięki partnerskiemu podejściu i braku generalizacji mogę wsłuchać się w prawdziwe potrzeby wolontariuszy i dać głos ich własnym doświadczeniom.

Nie jestem ekspertem, który wie jakie rozwiązanie będzie najlepsze – ale mam narzędzia, żeby tego rozwiązania poszukać. Nauczyłam się jeszcze jednego. Można mieć wszystko, ale nie wszystko naraz. Cały czas idziemy do przodu, cały czas mamy pomysły, ale nie zawsze udaje się nam je zrealizować. Czasem potrzeba do tego lepszego momentu, czasami większego wsparcia finansowego. Sztuka odpuszczania jest trudna, ale bycie dobrym koordynatorem to też nauka pokory.

Edyta Gawlak – Koordynatorka programu wolontariackiego FKŻ – The Machers.